Автоматизация документооборота — Денвик
СЫКТЫВКАР
  • УХТА
  • ПЕЧОРА
  • УСИНСК
  • ВОРКУТА
  • КИРОВ

+7 (8212) 400-410

ул. Морозова, 51
Октябрьский пр-т, 131/6 (Торговое оборудование)

ул. Октябрьская 17а, офис 9 (4 этаж)

ул. Ленинградская 23, 2 этаж (вход через магазин «Техника»)

ул. Нефтяников, 38, офис 10, Торгово-деловой центр «Дом Быта»

Центральная площадь, 5, офис 213

ул. Карла Либкнехта, д.13

Видеонаблюдение

Автоматизация документооборота

documents.jpgПочти каждая компания в своей деятельности сталкивается с системой документооборота. Исключение составляют фирмы, которые работают в условиях неформального управления: то есть начальник сказал - сотрудник сделал. Но в большинстве случаев, даже небольшим компаниям ежедневно приходится работать с огромным количеством документов — договорами, счетами-фактурами, письмами, бюджетами и так далее.

Согласитесь, довольно знакомая ситуация, когда во время рабочего процесса Вас в буквальном смысле «заваливают» кучей документов, бумаг, которые занимают всё рабочее пространство и требуют оперативной обработки. В результате такой беспорядочности, часто документы теряются, попадают в ненужные руки и всё это приводит к затруднению  оперативного выполнения работ. 

Для наведения порядка в таком хаосе руководители компаний приходят к разного рода организационном решениям: придумывают разумную схему размещения файлов на сервере,  используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения. Однако такие меры работают только до определенного момента. При усложнение задач, при росте объёмов информации и документов таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. По всем этим  причинам многие предприятия стремятся автоматизировать внутренний документооборот.

Электронные документы - будущее или уже настоящее?

Проблемы бумажных документов...


Недавно узнал, что отправка одного письма с документами клиенту стоит в среднем – семнадцать рублей.

В нашей компании очень много иногородних клиентов с которыми ведется «бумажный» документооборот по выставлению счетов, актов выполненных работ и актов сверки. Если эти документы мы пересылаем в обычных конвертах с «окошком», то договоры отправляются уже «заказными» письмами, что существенно удорожает пересылку.

В России как-то не принято считать стоимость бумаги, картриджей, ремонта принтеров, складских архивных помещений, хотя и это тоже могут быть для некоторых компаний существенные расходы (особенно при большом количестве контрагентов).

Но все эти проблемы – мелочны по сравнению с основной проблемой – документы пропадают. Да, да!!!

Документы, отправленные нашим клиентам, иногда пропадают.

Не знаю чья тут вина – нашей глубокоуважаемой почты, самих клиентов, которые забывают наши документы в стопке другой «макулатуры», может быть мы отправляем документы не на те адреса или документы теряются в цепочке согласований при подписании наших документов в компании-клиенте?

Не знаю...Но когда я вижу объем дебиторской задолженности и когда получаю отзыв от клиента, что: «мы не платим вам, потому что никаких документов от вас не видели» – меня иногда берет злость. Но нужно мыслить позитивно :-) 

У нас относительно маленький документооборот – порядка 500-700 писем в месяц клиентам, а каково таким «монстрам» как «Ростелеком» или тепло-энерго-генерирующим компаниям? Думается, что нелегко приходится с финансовым документооборотом и оптовым компаниям, ведь зачастую на одну отгрузку формируется внушительный пакет документов, особенно, если это касается алкоголя.

Электронный документооборот

Не так давно в России появилась возможность на законных основаниях использовать электронные документы – ТОРГ-12, Счета-фактуры и другие формализованные документы, подписываемые электронной цифровой подписью. Как выясняется, пользоваться этим инструментом очень просто, достаточно:

1. Получить электронную подпись (ключ или флешку) в Удостоверяющем Центре. Причем у Вас на предприятии, наверняка уже этот ключ есть, так как Вы наверняка уже сдаете  налоговую отчетность через Интернет.

2. Обратиться в нашу компанию за подключением к ЭДО (Электронному документообороту)

3. Пригласить к электронному документообороту своих поставщиков и покупателей;

4. Программисты Вам подключат к вашей 1С модуль, чтобы Вы могли получать и отправлять документы напрямую из своей 1С;

5. И все – можно работать!


Согласитесь – элементарно!

Электронные документы для Поставщика


Почему «электронный документооборот» и "электронные" ТОРГ-12 и Счета-фактуры нужны Поставщику?

При отгрузке товаров, услуг клиентам очень важно своевременно получать подписанные со стороны покупателя документы об отгрузке.

Полученные вовремя документы отгрузки – это: 

  • Ускорение процесса принятия ваших документов к учету у Покупателя

  • Это ускорение процесса оплаты (возможность своевременной оплаты покупателем Ваших счетов, если вы работаете с отсрочкой платежа)

  • Это уверенность, что Ваши документы подписаны уполномоченным на такие действия лицом Покупателя

Электронные документы для Покупателя


Почему «электронный документооборот»  и "электронные" ТОРГ-12 и Счета-фактуры удобны и нужны Покупателю?

  • Если Вы работаете с НДС, то очень важно своевременно достоверно принять к учету счета-фактуры поставщика чтобы получить вычеты по НДС
  • Электронный документооборот защищает Вас от риска, что счет-фактура подписана неуполномоченным представителем Покупателя
  • Вы не ждете недели и месяцы, пока кто-то из Ваших поставщиков пришлет Вам документы по почте, а значит можете быстро принять их к учету
  • Вы избегаете несогласованных документов
  • Вы можете очень быстро увидеть, что документы выставленные Вам – неверны и быстро запросить их изменение

Электронные документы для Директора


Наверное, в каждой компании есть необходимость в согласовании счетов, в согласовании счетов и накладных, присылаемых поставщиками, необходимость в согласовании исходящих писем или иных документов.

Все эти согласования удобно и легко делаются в.

  • В ЭДО поступают документы (от поставщика, сотрудников вашей компании)

  • Вы, как ответственное лицо за согласование – отмечаете поступившие документы «согласовано»/»отказано»

  • Бухгалтер или менеджер (те люди, которые имеют право подписи) – выполняет подписание документов и принятие документов «к учету

 На заметку:


Поэтому, если Вам нужно только принимать электронные документы от Поставщиков, то просто позвоните нам или напишите - мы подключим Вас к ЭДО БЕСПЛАТНО! Вам нужно просто позвонить по номеру (8212) 229-776 и оставить заявку на подключение!